Kegunaan Menu Form, Report dan SwitchBoard pada MS. Access

Assalamualaikum Wr. Wb Hari ini saya akan membuat artikel di blog saya mengenai Basis Data tepatnya dalam pembuatan database di MS Access dengan Form, Report dan Switchboard. Jadi disini saya mempunyai contoh Nota Pembelian Obat dari sebuah Rumah sakit dan sekarang yang akan saya lakukan terlebih dahulu adalah membuat tahapan-tahapan Normalisasi nya. Tapi sebelum itu saya akan menjelaskan sedikit tentang fungsi Form, Report dan Switchboard pada MS. Access.

Kegunaan Form adalah untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.

Kegunaan Report seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.

Mengapa kita perlu membuat Report ?.
Jika Atasan Anda meminta laporan penjualan kepada anda, tentunya anda akan segera menyiapkannya anda bisa mencetak table penjualan sebagai laporan tetapi hasil cetakannya tidak seperti laporan yang diinginkan. Cara yang terbaik adalah dengan membuat Laporan Penjualan tersebut dengan menggunakan Report. Dengan Report kapanpun Laporan dibutuhkan maka dengancepat kita dapat menyediakannya.

Kegunaan Switchboard adalah salah satu fasilitas dari Ms Access yang dapat digunakan untuk membuat menu yang berada didalam sebuah Form. Menu itu sendiri dapat dibuat lagi dengan mempunyai sub menu lagi didalamnya.

Oke langsung saja, ini adalah contoh Nota yang akan saya buat pada kesempatan kali ini :

TAHAPAN-TAHAPAN NORMALISASI ( 1NF, 2NF, 3NF)

1NF ( FIRST NORMAL FORM ) adalah mengelompokkan beberapa tipe data atau beberapa kelompok data yang sejenis agar dapat dipisahkan sehingga anomali data dapat diantisipasi.

2NF ( SECOND NORMAL FORM ) merupakan entitas yg dimana atribut non primary key nya hanya tergantung pada full Primary Key

( Table Barang )

( Table Pasien )

( Table Tranksaksi )

3NF ( THIRD NORMAL FORM ) entitas yang atribut non primary key nya tidak tergantung pada atribut non Primary key yang lain.

Tahapan dari proses normalisasi sudah selesai, dan kita anggap semua tabel sesuai nota diatas juga telah kita buat. Sekarang kita bisa melanjutkan ke langkah berikutnya, yaitu membuat FORM sesuai deskripsi saya diatas

LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT FORM

Pertama pada menu bar Create kita klik Form Wizard

Kedua kita pilih tabel yang ingin kita buat Form nya lalu klik " >> " kemudian klik next

Pada langkah ini kita diharuskan merubah nama Form kita sesuai data table yang kita pilih tadi supaya memudahkan kita untuk meng cross cek jikalau ada kesalahan. Setelah merubah nya kita klik finish.

Di bawah ini contoh Form Table Pasien dan Table Transaksi yang baru saja saya buat

( Form Table Pasisen )

( Form Table Transaksi )

Setelah selesai membuat Form seperti langkah - langkah diatas, selanjutnya kia akan membuat report nya

LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT REPORT

Pertama pada menu bar Create kita klik Report Wizard untuk membuat report baru

Selanjutnya kita pilih table yang akan kita jadikan sebuah Report, lalu klik Next

Setelah itu kita akan masuk ke menu ini, klik Next

Setelah itu pada langkah ini kita akan merubah nama Report kita sesuai nama Tabel yang kita buat tadi, kemudian saya memilih Modify the report's design, lalu klik finish.

Di bawah ini contoh Report Data Pasien dan Report Transaksi Pasien yang baru saja saya buat

( Report Data Pasien )

( Report Transaksi Pasien )

Membuat report telah selesai sesuai langkah - langkah diatas, selanjutnya saya menuju langkah terakhir yaitu membuat SwitchBoard.

LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT SWITCHBOARD

Pertama kita Klik Switchboard Manager pada Menu yang telah ditampilkan sehingga muncul seperti dibawah ini

Selanjutnya kita membuat sebuah item pada halaman switchboard, kemudian rename item tersebut sesuai kebutuhan anda, disini saya merename nya menjadi input data pasien dan pada kolom Command saya pilih "Open Form in Add Mode" dan pada kolom Form saya pilih dari sumber "FORM TABLE PASIEN" yang sudah saya buat tadi